Selon le code du patrimoine, les archives sont : « L’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ». (art. L211-1)
Le constat
Chaque collectivité a l’obligation de gérer et conserver ses archives, sachant que la question de l’archivage se pose dès la création du document.
Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives, dont elles assurent la conservation, la mise en valeur et la communication (art. L212-6).
Les agents sont responsables des archives qu’ils produisent ou reçoivent. (art. L212-2 à L212-5)
Pour autant, peu de collectivités ont la nécessité d’avoir un archiviste professionnel à temps plein.
Peu de collectivités ont les moyens de salarier un archiviste professionnel à temps plein.
La mission de l’archiviste
- Conserver des archives publiques dans le respect de la réglementation définie par les Code du Patrimoine et Code général des collectivités territoriales
- Formaliser des procédures de gestion de la production documentaire de l’organisme (plan de classement, tableau de gestion, bordereaux de versement et d’élimination…) pour disposer à tout moment du document ou de la donnée nécessaire à l’exécution de sa mission.
- Optimiser des conditions de stockage et de conservation
- Définir et mettre en place des outils informatiques de gestion des documents (GED – Gestion Electronique des Documents.
L’expérience du SDE 07 en matière de gestion d’archives
En 2015, le SDE 07 recrute Mme Cécile FENYOHAZI, archiviste contractuelle, pour mettre de l’ordre dans les archives du SDE 07, lui alloue un budget et équipe un local spécifique.
Outre le traitement de 50 ans d’arriérés, le classement des archives et l’optimisation du volume, elle déploie une GED (gestion électronique des documents) et instaure une collaboration fructueuse avec les Archives départementales.
Le projet de mutualisation
Alors que sa mission avance, la question de la mutualisation se fait jour.
Plusieurs collectivités ne disposant pas d’archiviste professionnel sont interrogées. Rapidement, plusieurs manifestent de l’intérêt pour la démarche.
Après évaluation de leurs besoins, établissement d’un diagnostic, définition de leurs attentes, un projet de mutualisation est décidé avec le SDIS, le SEBA et ARDECHE HABITAT.
Ce projet aboutit à la rédaction d’une convention quadripartite qui définit les modalités d’intervention de Mme Cécile FENYOHAZI : nature des missions, répartition de son temps de travail (SDIS : 50%/ARDECHE HABITAT : 10%/SDE07 : 30%/SEBA : 10% pour la première année), ainsi que les modalités financières de l’accord.
La convention a été officiellement signée lundi 29 janvier 2018. Pour une durée de 3 ans.
